Qué es una factura y qué datos obligatorios lleva
Una factura es el documento que acredita una operación de compraventa de bienes o de prestación de servicios entre un emisor (quien cobra) y un cliente (quien paga). No es un simple recibo: es un documento con validez legal y fiscal que debe reunir una serie de datos mínimos para ser correcto. Emitirlas bien es una obligación de autónomos y empresas, y también un derecho del cliente que necesita justificar un gasto.
Aunque el diseño puede variar, hay un conjunto de campos que toda factura debería incluir. Esta tabla resume los datos obligatorios más habituales:
| Dato | Descripción |
|---|---|
| Número y serie | Numeración correlativa y sin saltos que identifica la factura de forma única |
| Fecha de emisión | Día en que se expide la factura (y, si difiere, fecha de la operación) |
| Datos del emisor | Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal de quien emite |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF/CIF y dirección del destinatario |
| Descripción | Concepto de cada bien o servicio, con cantidad y precio unitario |
| Base imponible | Suma de los importes antes de impuestos (el subtotal) |
| IVA | Tipo aplicado (%) y cuota resultante en euros |
| Retención IRPF | Cuando aplica (autónomos), tipo (%) y cuota que se resta |
| Total | Importe final a pagar: base + IVA − IRPF |
Cómo hacer una factura paso a paso
Con este generador el proceso es sencillo y no necesitas instalar nada:
- Rellena el emisor y el cliente: escribe tu nombre o el de tu empresa, tu NIF y tu dirección, y haz lo mismo con los datos del cliente al que facturas.
- Añade las líneas: por cada concepto indica una descripción, la cantidad y el precio unitario. El importe de cada línea (cantidad × precio) se calcula solo. Pulsa «Añadir línea» para incluir tantos conceptos como necesites.
- Aplica los impuestos y descarga: indica el porcentaje de IVA (21% por defecto) y, si eres autónomo con retención, el de IRPF. Los totales se actualizan en vivo. Cuando esté todo, pulsa «Descargar factura PDF».
IVA e IRPF en las facturas de autónomos
Los dos impuestos que más confusión generan en las facturas son el IVA y el IRPF, y conviene no mezclarlos porque funcionan de forma opuesta.
El IVA se suma
El Impuesto sobre el Valor Añadido es un impuesto que repercutes al cliente y que después ingresas en Hacienda. Se calcula sobre la base imponible y se suma al importe. En España el tipo general es del 21%, con un tipo reducido del 10% (por ejemplo hostelería o transporte) y un superreducido del 4% (pan, libros, medicamentos, etc.). Algunas operaciones están exentas o no sujetas.
El IRPF se resta
La retención de IRPF solo aparece en facturas de determinados autónomos (profesionales) a empresas u otros autónomos. Es un adelanto de tu impuesto sobre la renta que el cliente retiene y paga a Hacienda en tu nombre, por lo que se resta del total. Los tipos habituales son del 15% (general para profesionales) o del 7% durante los primeros años de actividad. Si facturas a particulares, normalmente no se aplica retención.
Numeración y conservación de facturas
La numeración de las facturas debe ser correlativa y no puede tener huecos dentro de una misma serie. Puedes llevar una serie única (1, 2, 3…) o varias series diferenciadas por año o tipo de cliente, por ejemplo 2026/001, 2026/002. Lo esencial es que ningún número se repita ni se salte, ya que es uno de los requisitos formales que hacen válida la factura.
En cuanto a la conservación, tanto las facturas emitidas como las recibidas deben guardarse durante al menos cuatro años, que es el plazo general de prescripción tributaria en España. En casos concretos —bienes de inversión, bases negativas pendientes de compensar— conviene guardarlas más tiempo. Un PDF ordenado por año y número es una forma cómoda de mantener tu archivo al día.
Privacidad: todo ocurre en tu navegador
A diferencia de muchos programas de facturación online, aquí tus datos nunca se suben a ningún servidor. La factura se compone y se convierte en PDF localmente con JavaScript, dentro de tu propio navegador. Ni los datos fiscales del emisor y del cliente, ni las líneas, ni los importes salen de tu dispositivo. Puedes comprobarlo usando la herramienta sin conexión a internet una vez cargada la página. No guardamos copias de nada porque, sencillamente, nunca recibimos tus datos.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos son obligatorios en una factura?
Una factura completa debe incluir el número y la fecha de emisión, los datos fiscales del emisor y del cliente (nombre o razón social, NIF/CIF y dirección), la descripción de los bienes o servicios con su cantidad y precio, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA aplicados y, cuando corresponda, la retención de IRPF, además del importe total. Esta herramienta genera un documento con todos esos campos.
¿Se envían mis datos a algún servidor?
No. Toda la factura se compone y se convierte en PDF dentro de tu propio navegador con JavaScript. Ni los datos del emisor, ni los del cliente, ni las líneas ni los importes salen de tu dispositivo, por lo que es una opción totalmente privada.
¿Cómo se calculan el IVA y el IRPF?
El subtotal es la suma de todas las líneas (cantidad por precio). El IVA se calcula aplicando su porcentaje sobre ese subtotal y se suma. El IRPF, cuando aplica, se calcula sobre el mismo subtotal y se resta. El total final es: subtotal más IVA menos IRPF. En España el IVA general es del 21%, pero existen tipos reducidos del 10% y superreducido del 4%.
¿Qué numeración debo poner a mis facturas?
Las facturas deben numerarse de forma correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Puedes usar una serie única (1, 2, 3…) o series por año o por tipo de cliente (por ejemplo 2026/001). Lo importante es que la numeración sea continua y no se repita, ya que es uno de los requisitos formales para que la factura sea válida.
¿Sirve esta factura para presentarla a Hacienda?
El PDF generado es un documento de apoyo que reúne los campos habituales de una factura. Para que sea válida a efectos fiscales debes asegurarte de cumplir la normativa vigente de facturación aplicable a tu actividad y país. Esta herramienta no ofrece asesoramiento fiscal personalizado; ante cualquier duda consulta con un asesor o gestor.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar las facturas?
Con carácter general, las facturas emitidas y recibidas deben conservarse durante al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias en España. En determinados casos (por ejemplo bienes de inversión o compensación de pérdidas) conviene guardarlas más tiempo. Guarda tanto tu copia como la del cliente de forma ordenada.